Les administrateurs de la Fondation sont conscients que les fonds reçus des Rotariens du monde entier sont des contributions volontaires résultant de leur travail et de leur soutien. Les administrateurs, en tant que garants de ces fonds, mettent donc l'accent sur l'importance d'une bonne gestion financière dans le cadre de toute activité associée à l'un des programmes de la Fondation, et notamment, dans le cadre des subventions, sur la préparation et la remise de rapports complets.
Rapports à soumettre
Les administrateurs demandent qu’un rapport soit soumis à la Fondation tous les douze mois, durant la subvention et dans les deux mois suivant la conclusion de l’action (les formulaires à utiliser peuvent être téléchargés sur le site du Rotary). Les clubs qui ne soumettent pas leurs rapports en temps et en heure peuvent être déclarés inéligibles pour toute future subvention. De plus, le nom des parrains de toute subvention pour laquelle 21 mois se sont écoulés depuis le déblocage des fonds ou depuis qu'un rapport intermédiaire acceptable a été soumis, sera posté sur le site du Rotary.
Liste des clubs en retard dans l’envoi de rapports
Tout club qui n’a pas soumis de rapport dans les 21 derniers mois et est donc considéré comme un partenaire peu fiable est inclus dans la Liste des clubs en retard dans l’envoi de rapports.
Cette liste est mise à jour tous les trimestres. Pour en disparaître, un club doit soumettre des rapports acceptables (intermédiaire ou final) pour toute subvention en retard. Les dirigeants de club et de district peuvent contacter le personnel des subventions humanitaires pour une liste des subventions pour lesquelles un rapport est dû. Sur réception et étude des rapports par la Fondation, le club est rayé de la liste lors de sa prochaine mise à jour.
Analyse mondiale des rapports
Cette initiative, lancée en avril 2006, vise à accroître le nombre de rapports soumis par les clubs et les districts pour atteindre un taux de conformité minimum de 70 % . L'analyse mondiale est effectuée deux fois par an pour mesurer le taux de rapports envoyés par les clubs et districts dans le cadre des subventions humanitaires. Tout district obtenant moins de 70 % lors de deux analyses consécutives peut être suspendu de toute participation aux programmes humanitaires. Les analyses semestrielles sont compilées environ un mois avant les réunions des administrateurs de la Fondation d'avril et d'octobre.
Au cours de leur réunion d’avril 2008, les administrateurs ont décidé de faire une exception et de ne suspendre que les districts n’ayant pas atteint 70 % de conformité au cours des trois dernières analyses semestrielles. À compter du 1er juin 2008, les districts suivants sont suspendus de toute participation au programme des subventions humanitaires : 3160, 3260, 4390 et 5750. Les suspensions resteront en vigueur jusqu’à ce que le taux général de conformité du district concerné soit d’au moins 90 % et, pour les subventions parrainées par le district, de 100 %.
L' analyse semestrielle d’avril 2008 a révélé que 190 districts avaient atteint un taux de conformité de 100 %. La Fondation Rotary félicite et encourage ces districts à poursuivre leurs efforts. Pour consulter la liste des districts.
Pour avoir plus d'information sur l'analyse mondiale des rapports, consulter le document Réponses à vos questions.